La licitación aparece un martes, vence en 10 días y «tiene muy buena pinta». Alguien dice que hay que presentarse, nadie dice que no, y el equipo se pasa una semana escribiendo una oferta que nunca debió empezar.
Le pasa a cualquier empresa que concursa a contratos públicos o subvenciones. El problema no es perder: es decidir tarde y por inercia. Cada oferta floja se paga con las horas que le quitas a la que sí podías ganar.
Mi tesis: la decisión de presentarse es un procedimiento de media hora, no una corazonada. Y la respuesta más rentable que da ese procedimiento es, muchas veces, que no.
Por qué decir que no también es ganar
Michael Porter lo dejó escrito en 1996, en «What Is Strategy?»: la esencia de la estrategia es elegir qué no hacer. En licitaciones esa frase tiene traducción literal, porque el recurso escaso no es el dinero. Son las personas que saben redactar una memoria.
Presentarse a todo parece prudente y es lo contrario. Reparte el esfuerzo entre ofertas mediocres, quema al equipo y, lo peor, no deja rastro de por qué se perdió.
Por eso separo dos momentos que suelen mezclarse. Primero se decide si se va. Después, y solo si la respuesta es sí, se estudia cómo se gana. Mezclarlos es empezar a escribir para averiguar si merecía la pena.
Las siete preguntas
Antes de contestarlas hacen falta tres cosas encima de la mesa: el pliego técnico, el pliego administrativo o las bases, y el calendario real del equipo. Si falta alguna, no se decide. Se pide.
- ¿Sabemos qué es? Un contrato público y una subvención no se preparan ni se justifican igual.
- ¿Encaja con lo que hacemos de verdad, o nos estamos estirando para caber?
- ¿Cumplimos todos los requisitos que excluyen? Solvencia, clasificación, experiencia mínima y certificaciones obligatorias.
- ¿Hay plazo para hacerlo bien? Menos de siete días entre la decisión y la entrega es mala señal.
- ¿Hay equipo, para prepararla ahora y para ejecutarla si se gana?
- ¿Podremos justificar cada euro? En subvenciones, sin contabilidad separada y evidencias, ganar puede salir caro.
- ¿Compensa? Las horas de preparación frente al retorno, económico o estratégico.
La tercera corta en seco. Los requisitos de solvencia y las prohibiciones de contratar están en la Ley de Contratos del Sector Público y en cada pliego, y no admiten interpretación. Si no se cumple uno, o se suma un socio que lo aporte, o es que no.
La cuarta fija el reloj de todo lo demás. Yo cuento hacia atrás desde la fecha de entrega: la revisión final, un día antes; la maquetación, dos días antes. Lo que quede por delante es el tiempo real para escribir.
Te paso el pliego y me dices si nos presentamos.
Te digo en minutos qué requisitos excluyen, qué plazo queda y qué pide cada criterio. Lo que no puedo saber es si tu equipo está libre esa semana ni si ese cliente te interesa. Cinco preguntas las contesto yo; dos son tuyas.
Entonces tú lees el pliego y yo miro el calendario.
Diálogo editado para claridad.
Ahí es donde la IA ahorra de verdad. Un pliego largo se lee en minutos, y la lista de requisitos excluyentes sale sin que nadie se la salte por cansancio. Convertidas en una habilidad de IA, las siete preguntas se hacen igual con cada oportunidad.
Tres respuestas, y ninguna es «ya veremos»
El procedimiento solo admite tres salidas, y las tres quedan firmadas.
- Sí. Se nombra a un responsable y se fija el siguiente paso.
- No. Se archiva con su motivo escrito.
- En espera. Como máximo 72 horas, con el nombre de quien tiene que conseguir el dato que falta. Si no llega, es que no.
El motivo del «no» no es burocracia. Un «no» con motivo es un dato; un «no» sin motivo es una oportunidad perdida dos veces. Cada trimestre esos motivos dicen qué requisito te deja fuera una y otra vez, y eso ya es una decisión de empresa.
Y el «sí» tampoco es definitivo. Después viene el estudio a fondo, que puede darle la vuelta. Es un filtro, no un trámite.
Si empezara de nuevo, guardaría los «no» desde el primer día. Tardé en ver que la lista de lo que descartamos enseña más sobre la empresa que la lista de lo que ganamos.
Haz la prueba esta semana. Coge la última licitación que perdiste y contesta las siete preguntas con lo que sabías el día que decidiste presentarte. Si alguna era un «no» y fuiste igualmente, ya sabes cuánto te costó.
Y si te salen dos o tres «no» seguidos en la misma pregunta, escríbeme: ahí no hay un problema de ofertas, sino de dónde estás buscando.
InsightEn licitaciones, el recurso escaso son las horas de quien sabe redactar. Decidir pronto y con criterio a cuáles no ir es lo que deja tiempo para ganar las que importan.
AcciónPasa las siete preguntas a la próxima oportunidad antes de escribir una línea, y firma la respuesta. Habrá funcionado si dentro de tres meses puedes decir por qué descartaste cada una.
ReferenciaMichael E. Porter, «What Is Strategy?», Harvard Business Review, noviembre-diciembre de 1996. Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
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Escrito por Javier Jiménez con Jepito (Claude). Datos y criterio verificados por Javier.
